Administración de Empresas: El arte de no perder el tiempo

Reuniones hay muchas, pero lograr encuentros que resulten efectivos para todos sus asistentes es un arte gerencial digno de aprender.

Por Tatiana Pérez Rivera

Pocas cosas resultan más drenantes que una reunión de trabajo en la que no pasa nada, nadie dice nada memorable y no se llega a nada en concreto. Y esta es una falla que la gerencia apropiada puede corregir. 

“Las reuniones son importantísimas para darle visión y seguimiento a los planes de acción que van a cumplir los objetivos operacionales de la institución, y para atender asuntos que vayan llegando de improviso. Si las reuniones están estructuradas correctamente, son un mecanismo para facilitar el seguimiento de esos planes de acción”, define la doctora Daliana Rivera, rectora de la región de Bayamón de NUC University.

Rivera subraya que no resulta agradable asistir a reuniones en las que se presenta un proyecto “pero no tiene ni un principio ni un final”.  “Si usted va a presentar algo, debe decir el cómo, el cuándo, el dónde y la fecha, para que la gente sepa realmente las expectativas desde ese momento hasta la fecha límite. Si no hay fechas de cumplimiento, la gente no establece prioridades y dice ‘como no me dijeron fecha, yo sigo con mis prioridades’. En algunas ocasiones se falla al informar solamente”, alerta la rectora.

Aprovechamos su experiencia y conocimiento para que nos recomiende cómo hacer reuniones efectivas. Esto nos dijo la doctora Rivera:

1-Si se trata de un equipo, planifica reuniones bisemanales por un año entero y comparte el calendario. Seleccionar un día fijo es ideal, por ejemplo, todos los miércoles. 

2-Envía una citación con anticipación a cada reunión y añade la agenda con los puntos que se discutirán. De esa forma la persona que asistirá sabrá de qué se hablará, qué puntos le refieren directamente y puede prepararse.

3-Cuando comience la reunión, el primer punto es revisar la minuta anterior o los asuntos pendientes. Puede establecerse un formato de minutas por departamento en el que se incluya lo discutido y en amarillo se sombree lo que está pendiente. Esos puntos se recirculan en la convocaroria para la nueva reunión. Cuando las personas responsables explican por dónde va ese asunto pendiente y se revisan sus fechas estipuladas de cumplimiento, ya se empieza a ganar tiempo en la reunión.

4-Lo próximo es ir sobre los puntos definidos en la agenda para discusión. Se sugiere que comience la persona que lidera el equipo y que al hablar de proyectos nuevos incluya una fecha de comienzo y de terminación. Esto le brinda dirección a todos los asistentes para que establezcan prioridades y sepan el tiempo que les resta para cumplir con esa nueva tarea.

5- Para continuar la junta, todas las partes convocadas presentan un estado de situación de su área y sus asuntos prioritarios. Es importante que todos los integrantes de la reunión ofrezcan recomendaciones y colaboren en crear estrategias para mejorar el dilema o la idea presentada. De igual manera, se debe calendarizar el plan de acción para cumplir con lo propuesto y en la siguiente reunión se evaluará el cumplimiento.

6-Separa espacio en la agenda para asuntos nuevos y permite que cada persona pueda expresar las inquietudes no contempladas en el esquema temático inicial.

7-Si se trata de una reunión extraordinaria, como sería el manejo de una crisis de salud como la impuesta por el coronavirus, es vital que todo el mundo entienda la información que se discute y que se envíe luego de forma escrita para que puedan repasarla en caso de dudas.

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