Ciclos de contabilidad
Por: Jesús Torres Acevedo
El sistema de contabilidad se fundamenta en la aplicación consistente de nueve pasos, efectivamente estructurados para lograr que el resultado final de los informes financieros sea confiable y certero. El conocimiento teórico de los procedimientos y procesos para el registro de las transacciones financieras es fundamental para realizar una función eficiente dentro de las divisiones de finanzas en las empresas.
Visualicemos el siguiente diagrama, para luego dirigir la discusión en ampliar los conceptos:
1. Análisis de transacciones – al analizar las transacciones es necesario establecer que las mismas representan un evento financiero que se puede medir en términos monetarios, entiéndase en la moneda legal utilizada en el curso ordinario de los negocios. En este primer paso dentro del ciclo de contabilidad es necesario conocer las diferentes cuentas: activos, pasivos, capital, ingresos y gastos.
2. Entradas de jornal diario – luego de analizada la transacción, y habiendo identificado las cuentas de mayor, se procede a realizar el segundo paso en el ciclo de contabilidad: registrar la entrada en el jornal diario. La metodología ordinaria establece que el jornal diario incluirá la siguiente información: fecha en que se origina la transacción, la cuenta de mayor afectada por débito, la cuenta de mayor afectada por crédito y una breve explicación sobre la transacción. Al realizar la transferencia a la cuenta de mayor es necesario identificar en la columna de referencia del jornal diario el número de cuenta de mayor en donde se ha registrado dicha transacción.
3. Transferencia a las cuentas de mayor – habiendo preparado la entrada de jornal diario, se procede a transferir a las cuentas de mayor relacionadas. Se realiza la entrada de débito y la entrada de crédito, indicando en la columna de referencia en el jornal mayor el número de página del jornal diario en donde se ha preparado la explicación de la transacción registrada en el mayor.
4. Balance de comprobación antes de las entradas de ajuste – luego de transferidas todas las entradas de jornal diario a las respectivas cuentas de mayor, se prepara el balance de comprobación antes de las entradas de ajuste. Este informe presenta el balance final de cada una de las cuentas de mayor. Para que haya coherencia en los datos agrupados, se valida que el total de la suma de todos los balances en débito sea igual a la suma total de todos los balances en crédito.
5. Entradas de ajuste – una vez preparado el balance de comprobación se procede con preparar el jornal de las entradas de ajuste. Mensualmente se realizan cinco entradas de ajuste:
a. Gastos pre-pagados: se debita la cuenta de gasto y se acredita la cuenta de activo del gasto pre-pagado.
b. Ingresos ganados: se debita la cuenta de pasivos Ingresos no devengados y se acredita la cuenta de Ingresos
c. Ingresos acumulados: se debita la cuenta de activo Cuentas por cobrar y se acredita la cuenta de Ingresos
d. Gastos acumulados: se debita la cuenta del gasto incurrido pero no pagado y se acredita la cuenta por pagar relacionada con el gasto
e. Depreciación: de debita la cuenta de gasto de depreciación y se acredita la contra cuenta de activo identificada como depreciación acumulada
6. Balance de comprobación después de las entradas de ajuste – luego de realizadas las entradas de ajuste y el debido registro en las cuentas de mayor relacionadas, se prepara el balance de comprobación después de la entradas de ajuste. Este informe incluirá el balance final de todas las cuentas de mayor, con sus respectivos balances en débito y/o crédito. Es requerido validar que la suma agregada de todos los débitos tiene que ser igual a la suma agregada de todos los créditos.
7. Estados Financieros – con las cuentas de mayor debidamente actualizadas con las entradas de ajuste, se procede a elaborar los estados financieros. Se preparan en el siguiente orden:
a. Estado de ingresos y gastos: presenta la distribución de ingresos y gastos, con la determinación de la ganancia y/o pérdida neta.
b. Estado de capital del dueño: presenta las aportaciones de capital, más la ganancia neta, menos la pérdida neta, menos los retiros del dueño.
c. Estado de situación: presenta la posición financiera de toda empresa, en cuanto a los activos, pasivos y capital.
d. Estado de flujos de efectivo: presenta el análisis de las fuentes y usos del efectivo, en tres actividades principales:
- Actividades operaciones
- Actividades de inversión
- Actividades de financiamiento
8. Entradas de cierre – preparados los estados financieros, llega la ocasión para preparar las entradas de cierre de las cuentas temporeras, que incluye el grupo de cuentas de gastos, de ingresos y la de retiros de capital del dueño. Para preparar las entradas de cierre se creará una cuenta temporera, identificada con el nombre de Resumen de ingresos.
Para cerrar las cuentas de gastos: se debita la cuenta temporera Resumen de ingresos y se acredita cada cuenta de gastos con su balance final.
Para cerrar las cuentas de ingresos: se debita cada cuenta de ingresos con su balance final y se acredita la cuenta temporera Resumen de ingresos.
Al cerrar las cuentas de ingresos y gastos se determinará si hubo una ganancia o pérdida operacional.
Cuando los ingresos sean mayores que los gastos se finaliza con ganancia operacional. Para reconocer una ganancia operacional, se debita la cuenta temporera Resumen de ingresos y se acredita la cuenta de capital del dueño.
Cuando los gastos sean mayores que los ingresos se finaliza con una pérdida operacional. Para reconocer una pérdida operacional, se debita la cuenta de capital del dueño y se acredita la cuenta temporera Resumen de ingresos.
En este octavo paso en el ciclo de contabilidad todas las cuentas temporeras terminan sin balance acumulado, ya que se resumieron en la cuenta de capital del dueño.
9. Balance de comprobación después de las entradas de cierre – luego de realizas las entradas de cierre a las respectivas cuentas de mayor, se prepara el balance de comprobación posterior a las entradas de cierre. Este informe presentará las cuentas de mayor que mantienen balance y sólo debe incluir: activos, pasivos y capital.
